Privacy policy

Algemeen

De vzw Wapper hecht veel waarde aan je privacy en de bescherming van je persoonsgegevens.

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. De vzw Wapper houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als GDPR).

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met de doeleinde(n) waarvoor deze zijn verstrekt, deze doeleinden en de types persoonsgegevens die verwerkt worden zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
• verwerking van je persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• desgevallend per doeleinde vragen om je uitdrukkelijke actieve toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens;
• passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is;
• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• op de hoogte zijn van je rechten als betrokkene omtrent je persoonsgegevens, je hierop willen attent maken en deze willen respecteren.

Als vzw Wapper zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen hebt hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Wapper vzw, Halewijnlaan 51 bus 0903 – 2050 Antwerpen

GSM: 0479 025 567 - E-mail: secretariaat@waper.be

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere leden, deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, diensten of producten, klanten, prospecten en leveranciers.

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Je persoonsgegevens worden door de vzw Wapper verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

• Het voeren van ledenadministratie en dienstverlening aan leden (contractuele grond)
• Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van vzw Wapper (uitvoering overeenkomst)
• Het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting)
• Het versturen van informatie over onze activiteiten, nieuwsbrieven en uitnodigingen (gerechtvaardigd belang)
• Voor de verwerking i.f.v. verzekering, vorming van leden, het indelen van leden in categorieën en groepen (gerechtvaardigd belang)
• Het organiseren van opleidingen en bijeenkomsten: inschrijvingsadministratie (contractuele grond) en beschikbaar maken van een attest van deelname (gerechtvaardigd belang)
• Voor de verwerking van de aansluiting, deelname aan competitie, het doorgeven van competitieresultaten, deelname aan tornooien, doorgeven van tornooiresultaten, inschrijving op stage (met/zonder overnachting), organisatie recreatief sportevenement binnen de organisatie.
• Promotie, PR en communicatie waaronder:
  • Het beheren van social media d.m.v. het publiceren van sfeerfoto’s (gerechtvaardigd belang)
  • Het beheren van social media d.m.v. gerichte foto’s (toestemming)
  • Het beheren van de website (gerechtvaardigd belang)

Welke persoonsgegevens verwerken we?

Wij kunnen de volgende persoonsgegevens van je vragen, opslaan, verzamelen en verwerken voor de volgende doelstellingen :

• Identificatiegegevens : naam, voornaam
• Contactgegevens: adres, telefoonnummer, e-mailadres
• Lidnummer bij de aangesloten federaties
• Persoonlijke kenmerken : geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit, aard van de handicap, sportclassificatie
• Competitiegegevens: aansluitingsnummer, klassement, wedstrijdgegevens en –resultaten
• Financiële gegevens: bankrekeningnummer
• Voor een vlotte deelname aan een bijscholing of bijeenkomst: aard van de beperking of allergenen

Wij verzamelen enkel persoonsgegevens die je zelf aan ons meedeelt op verschillende manieren (o.a. deelnemingsformulieren, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact).

Wij verzamelen geen contactgegevens via derden, met uitzondering van de informatie ontvangen van organisaties mede activiteiten organiseren of die deelnemen aan activiteiten (o.a. zorginstellingen, dagcentra’s)

Er wordt geen enkele categorie van personen onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

Wie verwerkt de gegevens?

De gegevens worden verwerkt door volgende externe organisaties

• Bestuursleden van de vereniging
• Vrijwilligers van de vereniging

Verstrekking van persoonsgegevens aan derde-ontvangers

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij (verwerker) voor:

• het verwerken van het lidmaatschap
• het verzorgen van de internet omgeving (webhosting);
• het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen.

Wij delen gegevens met:

• leden
• (externe) trainers
• vrijwilligers
• federatie, overheid (stad/gemeente)
• publiek (publicatie in infoboekje, clubblad, internet, facebook)

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan verwerkers (andere partijen) dan diegene waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben afgesloten.

Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen.

Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier toestemming voor geeft. Deze toestemming kan ten allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Je persoonsgegevens kunnen doorgegeven worden aan landen buiten de Europese Economische Ruimte. In dat geval worden je persoonsgegevens beschermd door specifieke contractuele verplichtingen overeenkomstig de verplichtingen van de Europese privacy regelgeving.

Minderjarigen

Wij verwerken alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

Hierbij kunnen volgende gegevens van de ouders of wettelijke vertegenwoordiger worden verwerkt: identificatiegegevens en privé-contactgegevens (voor ouderlijke toestemming).

Bewaartermijn

Vzw Wapper bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van de doeleinden waarvoor deze zijn verstrekt, met in acht name van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten toe voldoen (o.a. op het gebied van boekhouding). Bewaartermijnen kunnen evenwel per doeleinde verschillen.

Vzw Wapper verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan dan 50 jaar of noodzakelijk na het laatste gebruik (of beëindiging van het lidmaatschap of de samenwerking).

• Persoonsgegevens voor ledenadministratie worden 10 jaar bijgehouden na het laatste gebruik. Deze bewaartermijn ligt in lijn met de facturatie.
• Gegevens voor verzekeringsdossiers worden intern 1 jaar bijgehouden. Dit om de opvolging nog tot een jaar te verzekeren.
• Gegevens verzameld voor stages of andere in tijd beperkte extra georganiseerde activiteiten worden tot na afloop van de activiteit bewaard.
• Beeldmateriaal wordt bewaard tot 5 jaar na het laatste gebruik.
• Behaalde competitieresultaten kunnen onbeperkt in tijd worden bijgehouden.

Beveiliging van de persoonsgegevens

Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

• Alle personen die namens vzw Wapper van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
• Enkel bevoegde personen mogen/kunnen de gegevens verwerken;
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
• We maken systematisch back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• We testen en evalueren op geregelde tijdstippen onze maatregelen, en stellen bij indien nodig;
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. Aan deze medewerkers wordt toegang verleend tot je gegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.

Het gebruik van “cookies”

Tijdens een bezoek aan de site kunnen 'cookies' op de harde schijf van uw computer geplaatst worden en dit enkel en alleen om de site beter af te stemmen op de behoeften van de terugkerende bezoeker. Deze mini bestandjes of cookies worden niet gebruikt om het surfgedrag van de bezoeker op andere websites na te gaan. Uw internetbrowser laat u toe dat u het gebruik van cookies verhindert, dat u een waarschuwing ontvangt wanneer een cookie geïnstalleerd wordt of dat u de cookies nadien van uw harde schijf verwijdert. Raadpleeg hiervoor de help-functie van uw internetbrowser.

Deze website maakt gebruik van Google Analytics, een webanalyse-service die wordt aangeboden door Google Inc. (“Google”). Google Analytics maakt gebruik van “cookies” (tekstbestandjes die op Uw computer worden geplaatst) om de website te helpen analyseren hoe gebruikers de site gebruiken. De door het cookie gegenereerde informatie over Uw gebruik van de website (met inbegrip van Uw IP-adres) wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Google gebruikt deze informatie om bij te houden hoe u de website gebruikt, rapporten over de website-activiteit op te stellen voor website-exploitanten en andere diensten aan te bieden met betrekking tot website-activiteit en internetgebruik. Google mag deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. Google zal Uw IP-adres niet combineren met andere gegevens waarover Google beschikt. U kunt het gebruik van cookies weigeren door in Uw browser de daarvoor geëigende instellingen te kiezen. Wij wijzen u er echter op dat u in dat geval wellicht niet alle mogelijkheden van deze website kunt benutten. Door gebruik te maken van deze website geeft u toestemming voor het verwerken van de informatie door Google op de wijze en voor de doeleinden zoals hiervoor omschreven. Meer info over hoe Google je gegevens gebruikt is te vinden op: https://policies.google.com/technologies/partner-sites?hl=nl  (externe link)

Je rechten omtrent je persoonsgegevens

Je hebt recht van inzage en kopie van de persoonsgegevens die op jou betrekking hebben.

Je hebt recht op verbetering en aanvulling wanneer je gegevens onjuist of onvolledig zijn.

Je hebt het recht op gegevenswissing (verwijdering) van de persoonsgegevens die we van jou ontvangen hebben, en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of je verzoek gerechtvaardigd is.

Je hebt het recht op beperking van gegevensverwerking : indien je bezwaar hebt tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan je vragen om deze verwerking te stoppen.

Tevens kun je bezwaar (verzet) maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van je verwerkt worden. Zo heb je het recht je te verzetten tegen het gebruik van je persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden (via uitschrijfmogelijkheden in e-mails).

Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in opdracht van jou direct aan een andere partij. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Via het adres bovenaan deze privacyverklaring kan je ons contacteren om je rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor je vraag.

Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Om misbruik te voorkomen kunnen wij je daarbij vragen om je adequaat te identificeren.

Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens of over de uitoefening van je rechten dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen.

Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):
Drukpersstraat 35
1000 Brussel

Wijziging privacyverklaring

Vzw Wapper kan de privacyverklaring steeds wijzigen.

De laatste wijziging gebeurde op 4 oktober 2020.